Office Administator – opis, zadania i rola w firmie

Meri Sargsyan

Ostatnia aktualizacja 19 września, 2024 | 6 min czytania | Język:

• Polski
  • Angielski

Polish articles

Ogólny opis stanowiska

Administrator biura jest kluczowym członkiem naszego zespołu, odpowiedzialnym za zapewnienie sprawnego przebiegu codziennych czynności biurowych w dynamicznym, szybko zmieniającym się środowisku. Stanowisko to wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych, dużej dbałości o szczegóły oraz umiejętności efektywnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie. Administrator biura będzie odpowiedzialny za szeroki zakres obowiązków administracyjnych, wsparcie kadry kierowniczej oraz tworzenie produktywnej i pozytywnej atmosfery w miejscu pracy. Stanowisko to wymaga doskonałych umiejętności komunikacyjnych oraz umiejętności samodzielnej pracy.

Typowe obowiązki i zadania

• Zarządzanie codziennymi działaniami biura: Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura poprzez zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi, sprzętem i infrastrukturą.
• Wspieranie kadry kierowniczej: Zapewnianie wsparcia administracyjnego kadrze kierowniczej, w tym planowanie spotkań, zarządzanie kalendarzami i obsługa korespondencji.
• Koordynowanie działań i operacji biurowych: Organizowanie i koordynowanie wydarzeń biurowych, spotkań i szkoleń.
• Obsługa recepcji: Witanie gości, odbieranie telefonów i obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej.
• Prowadzenie dokumentacji: organizowanie i przechowywanie plików i dokumentacji, zapewnienie poufności i bezpieczeństwa danych.
• Pomoc w zadaniach związanych z kadrami: wsparcie działu kadr, w tym wdrażanie nowych pracowników i prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
• Nadzór nad budżetem biura: zarządzanie budżetem biura, śledzenie wydatków oraz obsługa faktur i płatności.
• Wdrażanie zasad i procedur biurowych: opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur biurowych w celu zwiększenia wydajności i zgodności z przepisami.
• Wspieranie działu IT i zarządzania obiektami: Współpraca z zespołami IT i zarządzania obiektami w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania i szybkiego rozwiązywania wszelkich problemów.
• Koordynowanie podróży służbowych: Organizowanie podróży i zakwaterowania dla pracowników w razie potrzeby.

Wymagane umiejętności i doświadczenie

• 2-4 lata udokumentowanego doświadczenia na stanowisku administratora biura, kierownika biura lub na podobnym stanowisku administracyjnym.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, umiejętność ustalania priorytetów i efektywnej pracy wielozadaniowej.
• Biegła znajomość pakietu MS Office (w szczególności MS Excel i MS Outlook) oraz doświadczenie w korzystaniu z oprogramowania do zarządzania biurem (np. ERP, CRM).
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej, umożliwiające jasną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.
• Dbałość o szczegóły i umiejętności rozwiązywania problemów, zapewniające dokładność w wykonywaniu zadań administracyjnych.
• Doświadczenie w zarządzaniu materiałami biurowymi, zapasami i relacjami z dostawcami w celu utrzymania wydajności codziennych operacji.
• Udokumentowana umiejętność koordynowania wydarzeń biurowych, spotkań i podróży służbowych, wspierająca płynne planowanie harmonogramów pracy kadry kierowniczej.

Dodatkowe umiejętności i doświadczenie (nieobowiązkowe)

• Znajomość podstawowych procedur księgowych i rachunkowych.
• Znajomość funkcji i procesów HR.
• Doświadczenie w planowaniu i koordynacji wydarzeń.
• Znajomość języków obcych lub doświadczenie w pracy w zróżnicowanym środowisku.
• Znajomość narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana lub Trello, w celu wsparcia koordynacji pracy zespołu.
• Podstawowa znajomość procesów wsparcia IT, takich jak rozwiązywanie typowych problemów związanych z wyposażeniem biurowym.

Co oferujemy

• Szeroki zakres opieki zdrowotnej i wellness.
• Możliwość pracy z domu i elastyczne godziny pracy.
• Płatne urlopy, święta i zwolnienia chorobowe.

Oto kilka dodatkowych korzyści, które według Forbes, są cenione przez pracowników:

• Plany oszczędnościowe na emeryturę z dopłatami pracodawcy, takie jak plany 401(k), są bardzo ważne dla pracowników.
• Wcześniejsze wyjście z pracy w piątki.
• 4-dniowy tydzień pracy.
• Prywatne ubezpieczenie dentystyczne.

O nas

Zalecamy podanie ogólnych informacji o firmie, takich jak jej misja, wartości i branża, w której działa. Można na przykład napisać:

“DevsData LLC to agencja rekrutacyjna która łączy najlepszych specjalistów z branży technologicznej z wiodącymi firmami, aby wspierać innowacje i sukces. Zróżnicowany zespół amerykańskich specjalistów wnosi unikalne punkty widzenia i wiedzę kulturową, zwiększając zdolność firmy do spełniania wymagań klientów i budowania integracyjnej kultury pracy. W ciągu ostatnich 8 lat DevsData LLC z powodzeniem zrealizowała ponad 80 projektów dla start-upów i klientów korporacyjnych w Stanach Zjednoczonych i Europie.”

Przejrzyj przykładowe CV

Zapoznaj się z tym skutecznym przykładem CV, który pomoże Ci skupić się na najważniejszych kwestiach podczas oceny kandydatów.

Skontaktuj się z DevsData LLC

Jeśli chcesz zatrudnić wykwalifikowanego technika danych, skontaktuj się z DevsData LLC pod adresem general@devsdata.com lub odwiedź stronę www.devsdata.com. Proces rekrutacji firmy jest dokładny i wydajny, wykorzystuje ogromną bazę danych zawierającą ponad 65000 profesjonalistów.
Firma słynie z rygorystycznych 90-minutowych rozmów kwalifikacyjnych, podczas których ocenia umiejętności techniczne i zdolności rozwiązywania problemów kandydatów.
Ponadto DevsData LLC posiada licencję rekrutacyjną zatwierdzoną przez rząd, co gwarantuje zgodność z normami i przepisami branżowymi.